2019年06月28日

市役所にNPO法人の事業報告書を無事に提出

 NPO法人の事業報告書は、来週の7月1日(月)が締め切りです。
 今週は、その作成にかかりきりでした。書類作成などの事務的な仕事が大の苦手な私は、毎年のことながら年に一度ということもあって、悪戦苦闘の日々となります。今回も、総会に引き続き事務的なことで手助けをしてもらっている運営メンバーの理解を得て、なんとか無事に報告書を提出し、受理してもらいました。
 今回も、ここまでにはいろいろと手違いなどがあり、今日のお昼過ぎの時点では今週中の提出を諦めていました。しかし、東京の淺川さんとの連携が信じられないほどにうまく行き、大得意の電光石火の早業がものの見事に功を奏した結果、予定通りに事が運びました。毎度のことながら、市役所の担当者の方をはじめとして、みなさまに感謝感謝の1日でした。
 無事に提出したとはいえ、次の3つの課題が指摘されました。これらは、今回の報告書の期限とは別だとはいえ、できる限り早く対処すべきものです。これから大至急取り組みます。

(その1)2人の役員に住所変更があったので、「役員変更等届出書」(1通)と「年間役員名簿」(2通)を提出すること。

(その2)「活動計算書」に1箇所だけ前年度と矛盾する金額の記載があるので、後日修正をすること。

(その3)平成28年に、「特定非営利活動促進法」(NPO法)が改正されました。それに伴い、特定非営利活動法人〈源氏物語電子資料館〉でも、現行定款の公告の方法とは別に「貸借対照表」の公告方法を変更する方が利点の多いことを、京都市文化市民局地域自治推進室市民活動支援担当の方から教えていただきました。そして、現行の定款を変更する方法等のアドバイスを受けました。お話を伺い、現行定款の「第9章 公告の方法」にある「第 53 条 この法人の公告は、この法人の掲示場に掲示するとともに、官報に掲載して行う。」に関して次の文言を追記することにより、定款の変更とすることにします。

ただし、法第28条の2第1項に規定する貸借対照表の公告については、ホームページに掲載して行う。


 その新しい定款を総会に諮り、決議を経ることになります。今月初旬に「第7回 通常総会」を開催したすぐ後で恐縮ながら、今秋にでも臨時総会を開催することにします。
 そして、「定款変更届出書」の次の項目には、それぞれ次の文言を記入することになります。

「変更年月日」=総会で承認された日
「変更の理由」=「特定非営利活動法人法の改正により、貸借対照表の公告方法を変更したため。


 この届出にあたっては、総会の議事録の謄本1部と、変更後の定款2部を提出することになっているそうです。
 特定非営利活動法人〈源氏物語電子資料館〉の運営に関わっておられるみなさま、及び会員のみなさまの、これまでと変わらぬご理解とご協力を、どうぞよろしくお願いいたします。
 この場をお借りして、活動報告と今後の予定をお知らせしました。

 今回も、市役所内にある京都市文化市民局地域自治推進室市民活動支援担当の部署の方には、丁寧でわかりやすい対応をしていただきました。おかげさまで法律に疎い私にも、今すべきことがよくわかりました。この法人を設立する時から、市役所のこの窓口の担当者の方々は、とにかく親切に接してくださいました。以来、毎年ギリギリになって書類を持ち込み、細かなミスの多い紙面であっても丹念に点検していただき、問題のない報告書にしていただいています。本来なら、○○書士と言われる方々の助けを借りるところかと思われます。しかし、普通の会社とは違い、こうしたことにも経済的な負担が大きいNPO法人の実態をよくご存知ということもあり、こうして懇切丁寧な対応をしていただけるのです。
 今回の公告の方法についても、いただいたプリントには、以下のように気遣いがなされた文章が記されています。法律の文言と実態を、柔軟な姿勢で整合性をとろうとしておられるように思います。

現在、公告の方法については「この法人の公告は、この法人の掲示場に掲示するとともに、官報に掲載して行う。」と定款で定めている法人が多いですが、官報で貸借対照表を公告することは、掲載費用や手続き面で法人の負担が大きいため、定款変更により別の方法を定めることをおすすめしております。


 市役所に足を運ぶたびにこの窓口の職員の方々には、NPO活動を支援して文化の活性化を手助けする、という心意気が感じられます。それが、今回もアドバイスという形で助けられました。ありがたいことです。お堅い市役所の窓口ではなかったことに、感謝しています。
 それに引き替えすぐそばの法務局は、とは言わないでおきます。次の記事が、その最たるものです。
 「法務局のミスで市役所への登記完了届出書が不受理になりました」(2013年02月19日)
 これまでに、法務局の対応ぶりについてはさんざん不平不満を記しているので、ここでは市役所と較べる対象にはしないでおきます。気持ちよく日々を送ることを最優先とします。幸い、今回はこの後に法務局へ出向く必要はなさそうです。
 
 
 
posted by genjiito at 23:57| Comment(0) | ◎NPO活動
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